Jak se neutopit v kontrolním hlášení – Self Billing

Kontrolní hlášení self billing

V souvislosti s kontrolním hlášením se objevilo několik zajímavých problém v souvislosti se self-billingem. Nebo abych byl přesný. Ony ty problémy existují již dlouho, ale díky kontrolnímu hlášení se zviditelnily a nabyly na důležitosti.

Kontrolní hlášení a self billing 

Nejdříve krátké shrnutí toho, co je to vlastně self billing.

Zákon 235/2004 Sb. – Zákon o dani z přidané hodnoty

§28 odst.6 Osoba povinná k dani může k vystavení daňového dokladu písemně zmocnit osobu, pro kterou se plnění uskutečňuje, nebo třetí osobu. Pokud je zmocnění uděleno elektronicky, musí být podepsáno uznávaným elektronickým podpisem.

A populární definice

Self billing představuje progresivní způsob fakturace, díky kterému je fakturace mnohem rychlejší a pružnější. Základní princip self billingu spočívá v tom, že odběratel může vystavovat faktury jménem dodavatele a ty také okamžitě hradit.

Řekněme si na rovinu, že výše zmíněná definice je opravdu hodně optimistická. Zejména ono „okamžitě hradit“ je spíše z říše snů. V praxi to vypadá spíšw tak, že klíčový odběratel vás prostě k self-billingu jednoduše donutí, protože je to výhodné pro něj a to, že to není moc výhodné pro vás, už ho nijak moc nezajímá. Je to doména silných firem. Obchodních řetězců a jím podobných.

Proč je to pro ně výhodné? Protože nemusí kontrolovat, jestli jim fakturujete správně a nemusí se o tom s vámi dohadovat. Rovnou si spočítají kolik Vám mají platit, vytvoří za vás odeslanou fakturu, vloží ji do svého informačního systému a vám jenom dají na vědomí, že nějaká taková faktura existuje a jak zhruba vypadá. V takovém režimu nemusí být všechny faktury. Pokud jde o obchodní firmu (zmíněný řetězec), tak se tak mohou řešit jenom opravné doklady. Vratky, skonta a podobně. Obecně doklady, které vznikají na základě složitějšího výpočtu.

Ono to dává smysl. Pokud takové doklady budete vystavovat vy, tak váš odběratel stejně zaměstná člověka (netvrdím, že bude kontrolovat jenom vaše faktury), který bude počítat, na jakou fakturaci máte nárok a porovnávat spočtený nárok s vaší fakturou. Odběratel bude kontrolovat, jestli nepředkládáte k úhradě něco jiného, než na co máte nárok. Tedy ať už budete vystavovat vy, nebo váš odběratel, stejně u odběratele bude existovat člověk, který bude přepočítávat. Pokud bude fakturovat za vás odběratel, tak zmíněnému člověku ubyde práce. Nebude muset porovnávat vaši fakturu se spočteným nárokem.

Self billing a kontrolní hlášení

V principu existují dva okruhy problémů.

Tím prvním je evidenční číslo dokladu. Váš odběratel vystavuje fakturu a přiřadí jí své evidenční číslo. Vy fakturu následně zapíšete do svého informačního systému (vyfakturujete zboží či služby) a váš informační systém přiřadí faktuře naprosto jiné číslo. Vzhledem k tomu, že jste odběratele písemně zmocnili k tomu, že za vás bude doklady vystavovat, tak správné je to jeho evidenční číslo faktury. Musíte vykázat s cizím evidenčním číslem.

Váš dodavatel informačního systému jistě provedl potřebné programové úpravy pro vykazování evidenčních čísel na došlých fakturách. Ale provedl i potřebné změny pro cizí evidenční čísla na odeslaných fakturách? Pokud nejste nanuceni k self-billingu tak něco takového nepotřebujete. Odeslané faktury vykazujete se svými evidenčními čísly, která dlouhé roky používáte a systém s nimi umí pracovat. Se slušnou pravděpodobností váš dodavatel informačního systému v této oblasti nic nepodnikal. Zkontrolujte si, že jste schopni do systému vložit cizí evidenční číslo i na odeslané faktuře a s tímto číslem také v kontrolním hlášení vykázat.

Druhým vcelku zajímavým problémem je to, že opravdu musíte všechny důležité částky vykázat přesně tak, jak je to na faktuře vystavené odběratelem. Vypadá to jednoduše, ale jednoduché to být nemusí. Můžete lehce narazit na to, že váš odběratel vystavuje faktury špatně. Třeba špatně zaokrouhluje DPH (způsobem, který zákon nepovoluje). Nebo kdyby jenom DPH. Ty faktury u odběratele mohou vznikat různým způsobem. Na základě různých dat s různou kvalitou. Podkladem mohou být třeba i excelovské dokumenty pochybné kvality. Lehce se může stát, že vezmete do ruky kalkulačku, přepočítáte fakturu a ono to nevyjde. Jednotková cena x počet kusů nerovná se přesně celkové ceně. Sečtete sloupec deseti čísel a ono je to špatně. Nemusí jít o velké částky. Může jít o haléře. Desetníky. Koruny. Doposud to moc nevadilo. Tak jste vystavili fakturu na trošku jinou částku. Po zaplacení se rozdíl zaúčtoval někam do mimořádných výnosů/nákladů a tím to také skončilo.

Ale co teď. Musíte vykázat oba to stejné, ale váš systém počítá správně. Počítá správně sveřepě a nenechá si to vymluvit. Když vydáte ze skladu to stejné zboží, které je na faktuře, dostanete jinou částku. Nesedí ani vypočtená daň. Sice o málo, ale přesto nesouhlasí. Vámi vystavená faktura se liší od té vystavené dodavatelem. Ale v kontrolním hlášení musíte vykázat stejná čísla.

Můžete se třeba pokusit manipulovat s cenou prodejní tak aby to „nějak vyšlo“. Což může být i velmi náročné až nemožné. Prostě se do toho rozdílu netrefíte.

Můžete se pokusit kontaktovat odběratele, který doklad vystavil, a přesvědčit ho, ať si to opraví. V takovém případě vám přeji hodně štěstí. Pravděpodobně ale neuspějete.

Anebo zavoláte svému dodavateli informačního systému a hodíte problém na něj. Připravte se ovšem na poměrně zábavnou konverzaci. Budete mu muset vysvětlit, že podstatou vašeho požadavku je to, aby upravil svůj systém tak, aby počítal stejně špatně, jako systém vašeho odběratele. Taková konverzace skýtá celou řadu úsměvných momentů a raději si ani nepředstavujte, co všechno se honí hlavou osobě na druhé straně telefonu.

V každém případě bych vám rád doporučil důslednou kontrolu toho, jak vlastně self-billingové faktury zapisujete a jestli jste opravdu schopni zapsat a vykázat naprosto to stejné, co vykáže váš odběratel. Zjistit že na něco takového váš systém není připravený až na konci února by mohlo být poměrně hektické.

Další články ke kontrolnímu hlášení

Jak se neutopit v kontrolním hlášení – Dobropis

Jak se neutopit v kontrolním hlášení – Díl III.

Jak se neutopit v kontrolním hlášení -Díl II.

Jak se neutopit v kontrolním hlášení – Díl I.

 

Mohlo by se vám líbit...

Napsat komentář

%d blogerům se to líbí: